Como muitas outras áreas de atuação, o exercício da profissão contábil mudou e está mudando graças à tecnologia. Neste artigo vou falar sobre como descobrir a ferramenta contábil indispensável para agilizar os processos do seu escritório.

Atualmente já existem excelentes ferramentas para otimizar a rotina e ainda somos, com frequência, surpreendidos por novas opções, ficando claro que empresas de tecnologia, marketing, sistemas de informação e demais empreendedores estão pesquisando e investindo no mercado contábil.

Com isso a cada dia surgem novos “produtos” voltados para o público contábil, o que nos mostra que, ao contrário do que acontecia há alguns anos atrás, muitas empresas viram na contabilidade um mercado de grande potencial a ser explorado.

As ferramentas são realmente necessárias?

Ao mesmo tempo em que a tecnologia parece ser algo fantástico é também inquietador. Serão mesmo todas as ferramentas necessárias e indispensáveis? Para começar a responder vamos pensar no sentido da palavra “ferramenta” que gosto de resumir como “meio para chegar ao fim”.

As ferramentas devem ser utilizadas no seu escritório contábil se além de prometerem, estiverem realmente proporcionando atender melhor os seus clientes, que é o objetivo “fim”.

Seja automatizando as rotinas contábeis, ganhando mais tempo para dedicar aos clientes, facilitando o trabalho do contador e de sua equipe, reduzindo custos para conseguir investir mais no seu negócio contábil ou aumentando a produtividade e a qualidade dos serviços prestados.

O cliente precisa sentir a qualidade do serviço

No meu ponto de vista o verdadeiro segredo do sucesso do escritório contábil é: atendimento do cliente! Então se a ferramenta X, Y ou Z proporciona melhora no seu atendimento ao cliente, ela realmente deve ser avaliada como necessária na sua rotina.

Para ser indispensável não pode se resumir em somente melhorias na rotina do contador, mas, principalmente, na percepção do empresário sobre a ferramenta e o reflexo e benefícios que ela gera nos serviços contábeis prestados à empresa dele.

A profissão do contador vai acabar?

Com o tempo serviços manuais serão substituídos por ferramentas de automatização e inteligência artificial, como, por exemplo, a digitação da Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física DIRPF. Nesse caso já existe atualmente rascunho para DIRPF, aplicativo para preenchimento e outras possibilidades tecnológicas que facilitam a confecção da DIRPF.

Em um futuro bem próximo, imagino que os dados já cairão automaticamente para cada contribuinte fazer a conferência e confirmação, para depois transmitir. Com isso, os serviços de digitação e preenchimento da DIRPF realmente não precisarão ser contratados.

Importante enfatizar, que nesse caso o contador é e será fundamental para a análise das informações que estão indo para o “leão” e dará maior confiança que a Declaração está sendo transmitida da melhor forma.

Então quando disserem que a profissão do “contador” irá acabar, não acredite! Nenhuma tecnologia substituirá o aconselhamento do contador, a consultoria, o “olho a olho” ou mesmo o “cafezinho” com o empresário.

Impactos da tecnologia

A tecnologia trouxe melhorias para o mercado como um todo e impactou tanto a nossa vida profissional, quanto pessoal. Trouxe inegavelmente vários benefícios, sou fã de tecnologia, mas precisamos ficar atentos diante dessa cultura de “status” para que o mundo digital não sobreponha o mundo real.

Algumas mudanças na rotina do contador

Por mais que o mundo digital mostre muitas vezes somente a “parte bonita” trazida pela tecnologia, nós contadores sabemos que para a rotina do contador trouxe também coisas não tão bonitas assim.

Prova disso são as novas obrigações acessórias que chegaram junto com a tecnologia, pois é claro que o Governo também se aliou às inovações e com isso crescem as exigências de informações dos contribuintes em tempo real, crescendo também as tarefas e responsabilidade do contador, como o eSocial.

O novo programa do governo na área trabalhista impactou diretamente os escritórios de contabilidade sendo obrigatório inclusive para as micro e pequenas empresas, que representam a maioria dos clientes atendidos pelos escritórios de contabilidade. Hoje em dia não podemos mais falar que existem empresas “simples”.

É preciso cativar a confiança do cliente

Diante de todas essas obrigações como ainda podemos prestar um atendimento ao cliente com excelência? Você já deve saber, mas venho reforçar que você precisará sim fazer a “parte burocrática” ou delegar essa função a alguém da sua equipe.

A primeira expectativa de um empresário ao contratar um contador, é que a “parte burocrática” seja cuidada e feita em conformidade legal, dentro do prazo estabelecido. Então se isso não for cumprido, o contador estará frustrando a expectativa do empresário, e, consequentemente, não considerará os seus serviços por melhor que seja seu atendimento.

Essa situação pode ocasionar para a empresa transtornos financeiros, comerciais e isso certamente estremecerá a relação de confiança empresa x contador. Podendo gerar inclusive prejuízos para a empresa e para você contador, também.

A importância de uma ferramenta contábil

Dentre as grandes vantagens dos softwares para mim (como por exemplo, o sistema Fortes), além da preocupação que tem em levar conhecimento para os clientes, estando sempre atualizado, é também a confiabilidade dos dados gerados e manuseados no sistema, dando tranquilidade e todo suporte para cumprimento das obrigações.

É muito importante ter um sistema contábil que vai amparar e realmente estar presente na Vida do Contador para que todos as obrigações sejam cumpridas da forma mais tranquila possível.

Não estou falando que nunca erraremos, ou nunca acontecerá uma multa ou eventualidade, mas, quando isso acontecer, volto a falar para que seja priorizado o atendimento ao cliente. 

Procure o cliente para assumir o erro, seja sincero com ele falando o quanto está chateado por isso, se comprometa a verificar o motivo desse erro ter acontecido para que não aconteça mais, e claro, arque com as consequências como multas.

Saiba o momento certo de contratar um sistema

É muito importante você saber que a contabilidade, como todas as outras profissões, não é feita somente por “dias coloridos”, terão “dias cinzas” e tarefas não muito legais a serem feitas também, mas, faça sempre o seu melhor.

Sobre as ferramentas disponíveis no mercado, avalie se está no seu momento de investir nisso, tanto financeiramente, quanto seu precioso tempo. Não se iluda! Nenhuma ferramenta fará milagres sozinha, você precisará dedicar seu tempo para parametrizar, demonstrar aos clientes, e realmente fazer funcionar.

Não estou falando que não sejam úteis, mas, você precisa se planejar para que elas sejam eficientes para você e seus clientes, não adianta adquirir várias ferramentas para fazer uma “vitrine”, sendo que as vezes você não conseguirá nem colocá-las em prática, ou seja, vai acabar lhe atrapalhando em outras tarefas.

Não se esqueça, a única ferramenta indispensável que você não pode parar de investir é: você mesmo!