Muito se fala em eliminar papel mas poucas são as dicas práticas que realmente nos levam a migrar os arquivos contábeis e implantar um arquivo digital nos escritórios de contabilidade.

O envio de arquivos por meio eletrônico são cada vez mais frequentes e migrar seu arquivo para forma digital, além dos benefícios de reduzir utilização do seu espaço físico com arquivo e acabar com essa função do funcionário “arquivista”, também agilizará solicitações de documentos para serem enviados por e-mail.

Por isso, separamos 5 dicas para que você inicie esse processo, se ainda não tiver iniciado, ou continue migrando caso já esteja nessa transformação que vai além de mudanças nos processos mas, principalmente, mudanças de hábitos.

5 dicas para migração dos seus arquivos contábeis

1) Definir servidor para armazenagem de arquivos de forma digital

Antigamente, não era tão simples nem barato armazenar seus arquivos na nuvem. Porém, com a chegada cada vez mais forte da “Era Digital”, esse cenário mudou.

Atualmente, existem várias possibilidades disponíveis no mercado, inclusive alguns de forma gratuita.

Esse é o primeiro passo e o principal para obter sucesso nas demais etapas do processo de migração para o arquivo digital, pois nem todas possibilidades de armazenagem de arquivos digitais são seguras e confiáveis sendo necessário analisar todas variáveis que envolvem essa escolha.

O que me preocupar com a armazenagem?

Ao armazenar seus arquivos em servidor físico, você terá que se preocupar também com o backup dos seus documentos para não ser pego de surpresa com eventualidade, por outro lado, caso escolha armazenar na nuvem, além da capacidade de espaço e custos oferecidos fique atento quanto a segurança na armazenagem dos documentos.

Uma ótima forma é procurar indicações com colegas que já armazenam dessa forma e também avaliações de usuários que já estão utilizando a ferramenta de armazenagem. Assim você evita cometer erro que outros usuários já cometeram descartando empresas com histórico negativo e filtrando somente as oferecidas por empresas confiáveis.

2) Defina critérios de organização

Antes mesmo de iniciar a armazenagem dos arquivos de forma digital é necessário traçar critérios de organização para que não fique tudo bagunçado e espalhado no servidor que será armazenado, seja físico ou na nuvem, e assim atrapalhe o seu dia a dia em vez de ajudar.

Uma dica é pensar como são feitas as divisões e organização em seu arquivo físico para manter critérios que já sejam eficientes e aprimorar o que não é tão prático.

Personalize o arquivo digital de acordo com sua necessidade e demanda interna do escritório. Avalie se vai ser necessário criar pastas das empresas (clientes do escritório) e subpastas dos departamentos (contábil, fiscal, pessoal e outros) ou, ainda, se deve colocar informações no nome do arquivo como código, data, título e outros que considerar importante.

Essas definições e informações são fundamentais para tornar rápida a localização dos documentos em seu arquivo digital e facilitar a utilização tanto por você quanto por outros usuários.

Outra vantagem do arquivo digital é conseguir modificar critérios de organização com mais facilidade, bastando apenas alterar pastas, nomes de arquivos, ficando atento para não excluir nenhum arquivo ou mover para uma pasta que dificulte a localização.

3) Planeje as etapas de implantação

Agora que você já está preparado para iniciar o Arquivo Digital é necessário planejar as etapas de implantação no seu escritório.

Muitos arquivos, inclusive, já devem estar sendo armazenados por você de forma digital por serem disponibilizados assim (GFIP, Declarações Federais, obrigações acessórias diversas, Declaração Imposto de Renda Pessoa Física, Notas Fiscais Eletrônicas, etc), não é mesmo?

Chegou a hora de você organizar dentro do Arquivo Digital os arquivos que já possui e também recuperar algum arquivo que tenha se perdido, caso ache necessário.

Você também deverá substituir nesse momento a impressão de novos documentos (GFIP, Declarações Federais, obrigações acessórias diversas, etc), caso ainda sejam impressos, por salvar no Arquivo Digital.

A implantação do arquivo digital primeiro para os procedimentos e rotinas internas do escritório é uma grande dica, pois você vai, além de testar os itens anteriores (servidor de armazenagem e critérios de organização), avaliar como estão funcionando e ir ajustando. Além de, também, ir familiarizando com essa nova forma de arquivo e isso facilitará muito a implantar nos clientes.

4) Ordenar os documentos físicos prioritários

Após iniciar a substituição de impressão de documentos por armazenagem digital também temos que avaliar e ordenar os documentos físicos já existentes que serão prioritários na digitalização para conciliar dentro da rotina essa tarefa.

Você pode digitalizar, inicialmente, os documentos físicos dos clientes que são mais solicitados o envio por e-mail (Contrato Social, Alterações, etc) ou mesmo digitalizar aqueles que são acessados no arquivo físico com mais frequência dentro do escritório. Assim, você vai facilitar as demandas quando surgirem, além de ter mais segurança em possuir esses documentos armazenados também em forma digital.

Mesmo migrando para o arquivo digital, não podemos desprezar o arquivo físico, pois muitos documentos não são substituídos por arquivos apresentados digitalmente.

Então, é essencial que os documentos físicos sejam digitalizados um a um, sem retirar da ordem para facilitar guardar no arquivo novamente, além de fazer uma conferência, breve registro dos documentos e pastas que foram retirados esses arquivos.

5) Identifique o perfil dos seus clientes

Como você já está não só habituado mas sabendo de todas vantagens  que irão otimizar a rotina, facilitando a armazenagem/localização/envio de documentos. Agora, você quer levar até os clientes essa facilidade do arquivo digital, concorda?

Mas não pense que esse benefício será percebido por todos os clientes da mesma forma e a dica valiosa para implantar o Arquivo Digital nos seus clientes é: identifique o perfil dos seus clientes!

Isso mesmo! Se você nunca parou para analisar, talvez esse seja o momento para iniciar! Você precisará distinguir os clientes com perfis mais modernos e ligados à tecnologia dos clientes que não aceitarão com tanta facilidade esse desafio.

Assim você não ficará desmotivado tentando implantar Arquivo Digital em empresário que não se dá bem com computador ou mesmo não possui um computador na sua empresa, acreditem, isso acontece aqui em Minas Gerais. Não acontece na cidade de vocês não?

Saiba identificar seus clientes em potencial

Identifique clientes que irão gostar da ideia a ponto de incentivar a utilização do arquivo digital.

Acredito que você, inclusive, já deve ter recebido alguma solicitação de algum cliente/empresário para enviar/receber os arquivos de forma digital ou, até mesmo, já envia as guias por e-mail antes mesmo de ter iniciado esse processo no seu escritório. Não é, verdade?

Saiba categorizá-los e trabalhe suas características ao seus favor

Relembre esses clientes e faça uma lista para que inicie a movimentação de documentos de forma digital. Primeiro, nesses clientes com perfis mais inovadores que gostam de tecnologia e enxergam a implantação do arquivo digital como um benefício.

Aos clientes mais resistentes, você vai convencendo aos poucos, nem que seja utilizando a frase: “todos os clientes já estão fazendo assim, está faltando você” ou alguma outra estratégia que motive a utilização.

Agora, se você já atua em seu escritório segmentado com perfis de clientes inovadores, somente fãs de tecnologia, você tem um facilitador na implantação arquivo digital e movimentação de arquivos digitais.

Porém, se você pertence aos outros 99,9% dos escritórios contábeis que possuem em suas cartelas clientes/empresários que não aceitam mudanças com tanta facilidade, acredite, vamos juntos! O importante é iniciar o processo e acompanhar para que todas as etapas sejam concluídas com sucesso!