Gestão financeira

5 dicas para não ter dor de cabeça com Nota Fiscal Eletrônica

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Atualizado em: 17/10/2018 Tempo estimado de leitura: 3 minutos

O grande volume de tarefas que o empreendedor executa muitas vezes compromete atividades essenciais para o bom gerenciamento dos negócios.

A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é um documento fiscal que comprova as vendas e serviços prestados, sendo um processo eficaz tanto para fiscalização do governo quanto para o emitente e que garante que os tributos sejam calculados para recolhimento. 

Como o seu objetivo é substituir o papel, também facilita o cotidiano das pessoas tornando a informação mais acessível.

A má administração de notas fiscais, sobretudo nas pequenas e médias empresas, é um exemplo que pode acarretar problemas futuros. Confira no post 

5 dicas para não ter dores de cabeça com Notas Fiscais Eletrônicas

O processo de gerenciamento de notas fiscais exige atenção e cuidado, mas com algumas dicas é possível tornar a tarefa mais fácil e com redução significativa dos custos.

Separamos para você as 5 principais dicas para que possa tirar de letra a gestão de notas fiscais eletrônicas.

Dica 1: Armazenamento

 O primeiro passo é dispor de um espaço para suas notas fiscais. É interessante pensar em uma maneira de dividi-las em categorias, por tipo e data, separando o que são documentos de entrada e de saída.

Como estamos falando de documentos eletrônicos, dedique uma pasta exclusiva em seu computador ou em alguma ferramenta de armazenamento em nuvem.

Dica 2: Validação

Em virtude de tratarmos de documentos fiscais que dispõe de assinatura digital e numero de protocolo, é de suma importância que o documento a ser armazenado contenha as informações necessárias para ser utilizado em caso de uma fiscalização.

Ou seja, o arquivo da nota fiscal eletrônica não basta ser um xml, precisa conter a assinatura digital e o numero de protocolo para ser considerado um documento válido.

Veja também nosso artigo e aprenda com as 11 principais dúvidas sobre a Nota Fiscal 4.0.

Dica 3: Status do Documento 

Além dos pontos citados anteriormente, outro ponto de atenção, principalmente por conta do impacto tributário é a validade da situação de um documento fiscal.

Por exemplo, ao receber um DANFE é de suma importância a verificação da situação desse documento na SEFAZ, para evitar que a empresa dê entrada em uma nota fiscal que pode ter sido cancelada e sem validade fiscal.

Dica 4: Contabilidade sempre informada 

Todas as informações referente a gestão de notas ficais devem ser disponibilizadas para o contador. Não é necessário que sejam enviadas cada nota emitida ou recebida imediadamente, mas, é preciso estabelecer uma rotina para essa comunicação.

Os sistemas de gestão de documentos eletrônicos podem ser um verdadeiro aliado na hora de compilar e enviar as informações, permitindo o encaminhamento eletrônico dos dados, facilitando a vida tanto do empreendedor quanto do contador.

Dica 5: Cuidado na emissão

Muita cautela na hora de emitir e receber documentos fiscais, confira sempre todos os dados, sempre lembrando as dicas anteriores. Organize sem acumular e invista sempre em melhorias e automatização de processos.

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Sobre o autor

Geordânia Oliveira

Graduada em Administração de Empresas; Especialização em Gestão de Pessoas; MBA em Controladoria e Finanças; Com experiência 14 anos na área financeira; Consultora de Conhecimento Financeiro e Gestão de Estoque na Fortes Tecnologia em Sistemas; Produtora de Conteúdo sobre assuntos Financeiros; Instrutora do Fortes na Prática Presencial e Web; Instrutora dos Treinamentos dos Sistemas Fortes Financeiro e Fortes Compras e Estoque para os Colaboradores Internos, Clientes e Unidades da Fortes Tecnologia.

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