Produtividade contábil: 7 dicas para aumentá-la no seu escritório
Por Eliane César
8minutos de leitura
Publicado em: 4 de novembro de 2021
8minutos de leitura
O cotidiano de um escritório contábil é bastante intenso e cheio de desafios. Informações de vários clientes, atendimento, orientação, além da própria gestão e pequenos contratempos que acabam comprometendo o desempenho da equipe. Por isso, neste post vamos falar sobre a produtividade contábil e como você pode alavancar a gestão do seu escritório.
A seguir você vai conhecer 7 funcionalidades incríveis que ajudam a otimizar ao máximo a produtividade do seu negócio, além de 7 táticas essenciais para aumentar a produtividade da sua equipe.
Assim como qualquer outra empresa, o escritório contábil precisa estar em constante crescimento e lucratividade. Portanto, não pode ignorar a importância de uma boa gestão a fim de atingir os seus objetivos.
Os dois tipos de ações que aumentam a produtividade contábil
A produtividade pode ser aumentada com dois tipos de ações: as voltadas para os serviços oferecidos aos clientes e as direcionadas aos colaboradores. As primeiras consistem na otimização dos processos internos do escritório, o que é atingido com a implementação de ferramentas específicas.
Já as destinadas aos profissionais transformam o ambiente corporativo e incentivam determinado comportamento interno, o que deixa o escritório mais propício ao trabalho em equipe, diminui a ocorrência de erros e incentiva o alcance de metas. O ideal é que ambas sejam trabalhadas concomitantemente para maximizar a produtividade contábil.
7 dicas incríveis para otimizar a produtividade do seu negócio
Para começar, vamos listar as 7 dicas voltadas para os serviços oferecidos aos clientes tomando como base, algumas das funcionalidades do sistema da Fortes Tecnologia. Elas contribuem bastante com os processos internos e garantem ao escritório, mais agilidade e tempo para conquistar novos clientes.
1) Conciliação bancária
A conciliação bancária consiste na comparação do saldo de uma conta bancária de movimento com uma informação externa à contabilidade (extrato bancário), de maneira que se possa ter certeza quanto à exatidão do saldo em análise em determinada data.
Ou seja, consiste em fazer uma comparação física entre o saldo das contas bancárias com o controle financeiro interno de uma empresa. Isso não é simples nem rápido, já que qualquer escritório realiza uma constante e volumosa movimentação de capital.
Porém, existem sistemas automatizados que utilizam tecnologias robóticas capazes de fazer todo esse trabalho em pouco tempo. Por isso, é importante que o escritório contábil possa contar com softwares completos e eficientes a fim de garantir um serviço mais rápido e bem mais seguro que o trabalho manual.
Resumindo, com o controle do saldo bancário junto com uma conciliação bancária frequente, você pode oferecer sempre uma posição concreta da situação financeira aos seus clientes. Basta você baixar seu arquivo OFX (ou Open Financial Exchange, formato de arquivo usado para dados financeiros com transações) do seu banco e importar para iniciar o processo.
2) Análise dos saldos das contas
Ainda falando sobre conciliação, o processo de análise dos saldos das contas contábeis e sua respectiva movimentação também consome uma boa parte do tempo do setor contábil, já que é necessário realizar esse confronto do documento externo com as informações digitadas na contabilidade.
Pensando em agilizar esse processo, o sistema da Fortes Tecnologia, por exemplo, inclui a identificação do número do documento no lançamento contábil, que proporcionará uma conciliação automática dos lançamentos quando identificado que existe um lançamento de provisão e pagamento das contas a receber de um determinado fornecedor.
3) Automatização dos trabalhos manuais
Conforme pesquisa feita pelo consultor Roberto Dias Duarte, 40% das empresas contábeis brasileiras digitam a maioria dos dados dos seus clientes. Você é uma dessas empresas? Talvez você nunca tenha pensado nisso, mas é muito fácil fazer essa análise.
Em algumas das telas do sistema da Fortes Tecnologia, existe uma rotina que permite você realizar diversas análises com base em seus lançamentos efetuados, a análise dinâmica através da tela de lançamentos. A análise dinâmica consiste em transformar a tela do sistema em uma planilha permitindo filtrar informações, criar formas de visualizações ou exportar os dados para o Excel.
Aqui também se torna útil a importação automática de planilha CSV oferecida pelo Fortes Total Contador, garantindo os lançamentos sem necessidade de digitação.
Como fazer essa análise?
Com base na origem dos lançamentos contábeis é possível identificar se a equipe passa muito tempo fazendo lançamentos manuais, ao invés de serem importados ou recebidos via integração com os outros sistemas. Com os fluxos automatizados, você tem mais segurança, agilidade e organização em seus processos.
Para os casos em que você realmente precisa fazer o lançamento manual, a Fortes Tecnologia também podemos facilitar para você. Através de lançamentos modelos, você pode salvar aqueles lançamentos costumeiros já pré-configurados e quando você fizer o lançamento manual, basta informar qual o código da ocorrência e pronto. Rápido e fácil!
5) Faça a conferência das informações
Outro ponto importante a ressaltar, é que no decorrer da movimentação contábil de uma empresa, são realizadas centenas de lançamentos. E nesse processo podem aparecer alguns erros que se não corrigidos antes do encerramento, deixarão os saldos das contas irreais. Também é preciso buscar a produtividade contábil na conferência dessas informações. Alguns exemplos dos erros mais comuns são:
valores lançados maior ou menor;
lançamentos em duplicidade. (Por isso, a importância da conciliação para identificação dos valores incorretos);
inversão de contas.
Para ajudá-lo a identificar essas inconsistências mais rapidamente, você pode visualizar o relatório de saldo divergente. No sistema ainda serão destacados quando o saldo da conta está divergente com a sua natureza.
6) Invista em ações diferenciadas para clientes diferenciados
Se os clientes fiéis correspondem a uma fatia considerável do faturamento do seu escritório contábil, então, invista sempre em ações diferenciadas para eles. Serviços como contabilidade, folha de pagamento e cumprimento de obrigações fiscais todos os escritórios oferecem. Portanto, seja criativo e desenvolva diferenciais competitivos.
O Fortes Contábil, por exemplo, possibilita que o contador ofereça algo a mais, como relatórios financeiros e contábeis que ajudam no embasamento às tomadas de decisão com informações mais eficientes. Algumas dessas informações são os balancetes mensais, a evolução patrimonial, lucro ou prejuízo, e outros.
Fornecer feedback é uma maneira simples de oferecer serviços com valor agregado, capaz de estreitar seu relacionamento com o cliente e te ajudar a ser cada vez mais um consultor de negócios confiável.
7) Ofereça consultoria para clientes
E por falar em oferecer serviços diferenciados, o contador cada dia mais desempenha o importantíssimo papel de consultor de negócios.
Os empreendedores estão deixando de lado a antiga visão que esses profissionais apenas contabilizam tributos. E querem, portanto, usufruir de suas funções estratégicas como elaboração de relatórios gerenciais, planejamentos tributários e auxílio na tomada de decisões.
Por isso, o Fortes Total Contador auxilia o contador na elaboração e acompanhamento dos orçamentos, tanto dos seus clientes como da sua própria empresa contábil. A plataforma também permite integração com diferentes sistemas, garantindo troca instantânea de dados.
7 melhores táticas para aumentar a produtividade contábil dos colaboradores
Agora chegamos nas ações voltadas para os colaboradores. Afinal, sabemos que o capital humano é o mais valioso de uma empresa. Sem os colaboradores não existe empresa, por mais tecnológica que ela seja.
1) Utilize diferentes metodologias que ajudem os colaboradores
Há muitas metodologias que podem ser aplicadas nos processos do escritório que incentivam a produtividade dos seus colaboradores, uma comum de ser utilizada no segmento é entrega dos cartões. Nela cada colaborador recebe três cartões coloridos que indicam as seguintes situações:
verde: o profissional não está ocupado e pode ouvir a outra pessoa;
amarelo: ele só quer ser interrompido se o assunto for importante;
vermelho: o colaborador tem muitas tarefas e não quer ser interrompido em hipótese alguma.
O profissional escolhe um deles e o coloca em um local visível para indicar se está muito atarefado ou não. Isso é útil para impedir que ele seja interrompido quando precisa de muita concentração ou está com prazos apertados. Outras ferramentas direcionadas à organização de tarefas e melhoria no fluxo de trabalho são:
kanban: uso de cartões que descrevem qual colaborador está responsável pela etapa de um projeto;
ciclo PDCA: ferramenta que divide um processo nas etapas de planejamento, execução, verificação e ação;
Você pode aproveitar de todas essas utilidades simultaneamente com uma boa plataforma de gestão, que padroniza os processos, demonstra o que cada colaborador está fazendo e mede o tempo despendido em cada tarefa.
2) Diferencie conquistas coletivas e individuais
Uma equipe que consegue trabalhar em harmonia consegue multiplicar seus resultados. No caso dos colaboradores de um escritório contábil é preciso diferenciar as conquistas individuais das coletivas, já que esse é um segmento em que um colaborador pode se destacar em relação aos demais. Algumas atitudes que merecem reconhecimento individual são:
buscas de alternativas mais vantajosas;
descoberta de soluções para os problemas;
conhecimento mais aprofundado e atualizado no ramo;
orientação e condução do restante da equipe.
Esses profissionais devem ser considerados como talentos ou líderes, os primeiros são profissionais excepcionalmente dedicados ao trabalho, enquanto os segundos são aqueles que têm a capacidade de gerir uma equipe. A forma de reconhecimento dependerá do ambiente de cada empresa, sendo que você deve avaliar opções como:
dias de folga;
reconhecimento como “colaborador do mês”;
posição de destaque, como líder do setor;
elogios em público;
premiações em pecúnia;
entre outras.
Além de diminuir o turnover, isso também incentivará a produtividade contábil dos demais, que aumentarão sua eficiência, entregarão serviços com maior qualidade, se atualizarão e auxiliarão os demais em busca do mesmo prestígio.
3) Impulsione a produtividade com a tecnologia
Um dos maiores desafios dos contadores é o excesso de trabalhos manuais, já que eles estão suscetíveis a erros e ocupam muito tempo do profissional. Muitas atividades burocráticas podem ser automatizadas com um bom sistema de gestão, alguns exemplos de operações realizadas pelo Fortes Total Contador, são:
conciliação bancária;
disponibilização de modelos de contas;
importação de arquivos para integração;
padronização dos lançamentos contábeis, evitando dados inconsistentes;
realização dos lançamentos automaticamente;
análise de lançamentos;
e muito mais.
Isso garante vários benefícios para o escritório, como:
minimização de erros;
diminuição do tempo para realizar tarefas;
permite que a equipe se concentre em atividades mais estratégicas;
maior escalabilidade, ou seja, possibilidade que eles atendam mais clientes e sem aumentar os custos;
entre outros.
4) Incentive o engajamento e comunicação
O engajamento e a comunicação são elementos importantes tanto para pequenos escritórios como grandes organizações. Quando eles são estimulados, os colaboradores criam um sentimento de pertencimento ao negócio, aumentando seu comprometimento com o trabalho. Para isso, você deve investir em:
criação da identidade organizacional: desenvolva a missão, visão e valores;
melhoria do ambiente de trabalho: torne o ambiente mais agradável;
bons feedbacks: converse de forma clara sobre o desempenho dos colaboradores e forneça orientações para melhorar sua produtividade contábil;
espaço para conversas: ouça sua equipe e entenda seus problemas;
encontros do pessoal: isso é útil para tornar a equipe mais próxima e aumentar o nível de confiança no pessoal.
5) Evite a sobrecarga de trabalho
Muitos gestores e profissionais acreditam que a produtividade é sinônimo de trabalho excessivo e acabam fazendo muitas horas extras ou assumindo muitos compromissos. Entretanto, a sobrecarga de trabalho cansa rapidamente os colaboradores, o que gera mais erros e diminuição da qualidade do trabalho.
A produtividade é conquistada com o aumento da eficiência e otimização dos processos, ou seja, as mesmas atividades são realizadas em um menor tempo, com menos esforço e gastos.
Para isso, você deve automatizar as atividades cansativas, longas e burocráticas. Dessa forma, os contadores se concentram nas atividades mais estratégicas e conseguem realizá-las em um menor espaço de tempo. Isso permitirá que a produtividade seja aumentada sem elevar os custos do negócio ou sobrecarregar os colaboradores.
6) Proporcione participações em eventos
Constantemente surgem novas metodologias, técnicas e ferramentas de trabalho que aperfeiçoam o trabalho dos contadores. Os escritórios que se mantêm atualizados e investem em tendências conseguem aumentar a produtividade dos contadores em relação aos demais concorrentes de mercado.
Incentive e acompanhe a participação dos seus colaboradores nesses eventos, eles aprenderão novas metodologias que podem ser usadas nas suas rotinas de trabalho, proporcionando melhor alcance de metas. Esses momentos também são ideais para ampliar o networking, conseguir novos clientes e fechar novas parcerias.
7) Forneça oportunidades para desenvolvimento de carreira
Quando uma empresa ou escritório de contabilidade proporciona um plano de carreira sólido e vantajoso para os contadores, eles se esforçarão para bater metas, serem reconhecidos e, consequentemente, conquistar melhores cargos.
Mas nem sempre a boa vontade dos colaboradores será suficiente para que eles consigam atingir esses objetivos, recomendamos que você vá além da simples estruturação de um plano de carreira e ofereça oportunidades como:
treinamentos e capacitações;
cursos de atualização;
ferramentas tecnológicas para aumentar sua produtividade;
incentivos ao compartilhamento de aprendizado entre a equipe.
São vários métodos diferentes que podem ser aplicados para aumentar a produtividade contábil, mas é importante que você mantenha a mente aberta para pesquisar e investir em novas tendências no mercado, pois sempre há novas que tecnologias podem beneficiar seu escritório.
Espero que tenha gostado deste conteúdo. Aproveite e compartilhe com os seus colegas para que eles possam também conhecer técnicas de aperfeiçoamento na gestão dos seus escritórios.
